Часто задаваемые вопросы


    Общие вопросы по электронному документообороту

  • Что такое EDI/ЭДО, зачем он нужен и в чем его преимущества?
    Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате.
    Преимущества от использования EDI/ЭДО:
    • исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь, бумагу;
    • на 80% сократить время обработки каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
    • сократить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ- поставка»;
    • контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок. Фиксировать дату и время получения документов;
    • гарантировать доставку документов контрагенту, исключить потерю документов;
    • снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.;
    • повысить эффективность работы всей цепочки A11 в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International».
  • Я хочу поменять своего провайдера - как мне действовать?
    В таком случае необходимо обратиться к оператору и обозначить желание расторгнуть договор, далее действовать, как в случае при подключении к ЭДО.
  • Как отключиться от EDI/ЭДО?
    Вам необходимо обратиться к своему провайдеру.
  • Что такое GLN номер и как его получить?
    GLN (Глобальный номер места нахождения) – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок. Идентификационный номер GLN – это ссылочный ключ с возможностью извлечения из глобального регистра владельцев штрих-кодов следующей информации:
    • почтовый адрес;
    • тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании);
    • регион;
    • номер телефона, факса;
    • контактное лицо;
    • информация о банковских реквизитах;
    • требования и ограничения доставки.
    Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется строгими правилами для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире.

    Номера имеют следующие постоянные характеристики:
    • они являются цифровыми;
    • они имеют фиксированную длину в 13 разрядов, которые должны обрабатываться полностью;
    • они начинаются с префикса (3 цифры), присваиваемого GS1;
    • они заканчиваются контрольным числом.
    Порядок присвоения номеров GLN указан на официальном сайте организации GS1.
  • Кто предоставляет информацию по GLN-номерам магазинов и РЦ сети Магнит?
    Информацию по всем GLN – номерам предоставляет провайдер, с которым Вы сотрудничаете.
  • Что такое WEB-доступ?
    WEB-доступ является самым простым и быстрым способом для начала работы с EDI и ЮЗДО. Для подключения к порталу и получения возможности обмениваться электронными документами достаточно иметь только лишь доступ в Интернет и знать свой логин и пароль для доступа.
    WEB-портал – единственный вариант подключения к EDI и ЮЗДО для компаний, не использующих никакой информационной системы.
    Если на предприятии используется система учета закупок/продаж, то используя WEB-портал, объединять данные придется вручную или полуавтоматически, что может привести к возникновению ошибок ручного ввода, особенно при большом количестве передаваемых документов.
  • Что такое Интеграция?
    Максимальная эффективность от внедрения EDI и ЮЗДО может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы с технологией электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему.
    Преимущества интеграции:
    • Работа с EDI и ЮЗДО не требует дополнительного обучения сотрудников;
    • Контроль документооборота на всей цепочке «заказ-поставка» в существующей учетной системе;
    • Практически полное исключение ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка» позволяет исключить/уменьшить количество ошибок в документообороте;
    • Сокращение времени на обработку документов на 80% на всей цепочке процесса.

  • Провайдеры

  • С какими провайдерами работает группа компаний Магнит? Есть ли приоритетные для работы провайдеры EDI и сколько стоит работа с электронным документооборотом?
    Провайдеры прямого соединения с группой компаний Магнит не являются приоритетными при заключении договора с компанией группы компаний Магнит. Группа компаний Магнит осуществляет взаимодействие со всеми сертифицированными на территории РФ провайдерами. Контрагент самостоятельно выбирает провайдера, стоимость работы необходимо уточнять у провайдеров
  • Какие провайдеры прямого соединения с АО «Тандер»?
  • Как настроить автоотправку документов на стороне провайдера?
    Вам необходимо обратиться к своему провайдеру.
  • Я хочу поменять провайдера EDI - как мне действовать?
    В таком случае необходимо обратиться к своему провайдеру и обозначить желание расторгнуть договор, далее действовать , как в случае при подключении к EDI.
  • У меня НЕ заключен договор с провайдером
    Выбрать провайдера и заключить с ним договор на предоставление услуг электронного обмена данными.
  • Какого провайдера выбрать?
    Обратите внимание!
    • запросить информацию о необходимости получения GLN-кода
      Что такое GLN-код?
    • запросить информацию о необходимости получения GUID-идентификатора, GUID-идентификатор- статистически уникальный 128-битный код поставщика. Его главная особенность — уникальность, которая позволяет создавать расширяемые сервисы и приложения без опасения конфликтов, вызванных совпадением идентификаторов
    • запросить информацию о необходимости получения электронной подписи для планируемого Вами электронного документооборота
      Как получить электронную подпись?

  • Типы электронных документов

  • Какие типы документов сейчас реализованы в сети «Магнит»?
    В настоящее время для поставок РЦ, ГМ, ММ следующие статусы по типам документов:

    Документ Комментарии Статус
    Заказ на поставку товара (ORDERS) Сообщение от сети поставщику с указанием перечня товаров, предназначенных для поставки в магазин. Внедрен
    Информация о заказе(ORDRSP) Сообщение от поставщика в сеть с информацией о том насколько полно может быть выполнен полученный ранее заказ. В сообщении ORDRSP также могут указываться изменения цен и количества на заказанный товар. Внедрен
    Уведомление об отгрузке(DESADV) Сообщение от поставщика в сеть, содержит данные о фактическом количестве отгруженного товара. В сообщении DESADV также может быть указана дополнительная информация (номер транспортного контейнера и т.д.). Внедрен
    Уведомление о доставке(RECADV) Отправляется сетью поставщику, и является, по сути, ответом на сообщение DESADV, предоставляющим поставщику информацию о фактически принятом (доставленном) товаре. Внедрен
    УПД/ ИУПД/ УКД Юридически значимый документ. Отправляется Поставщиком сети и используется для выставления счета на оплату за поставленный товар и признания НДС налоговой инспекцией Внедрен
  • Когда необходимо отправлять DESADV - до или после отправки УПД?
    DESADV формируется и отправляется в момент отгрузки перед УПД.
  • Обязательно ли мне отправлять ORDRSP, если я отправляю уведомление об отгрузке DESADV?
    Отправлять необходимо и ORDRSP и DESADV. ORDRSP и DESADV - разные документы с разным предназначением. ORDRSP - это информация о заказе, в котором Вы указываете, какое количество продукции, в какую дату планируете привезти нам. Высылается по умолчанию в течение 2х часов после получения заказа. DESADV - это уведомление об отгрузке (электронный аналог накладной), в котором Вы указываете, какое фактическое кол-во продукции было отгружено со склада. Высылается DESADV в момент отгрузки.