- Как провести сверку товарной номенклатуры?
После сверки, проведенной оператором ЭДО, поставщик товарных категорий кроме "фреш" должен предоставить спецификацию Категорийному менеджеру сети для того, чтобы были назначены основные ШК или внесены какие-либо другие изменения в мастер-данные.
По товарным категориям "фреш", поставщик обязуется указывать в EDI-документах и ЮЗД (в том числе электронных УПД/УКД/ИУПД) в отношении весовых, а также штучных товарных позиций ШК, полученный в Заказе (ORDERS), если иное не согласовано с Покупателем.
- Что делать если обнаружено расхождение в наименованиях (ШК) при получении заказов по EDI?
При расхождении номенклатуры (ШК) по товарным категориям кроме "фреш", нужно предоставить информацию Вашему категорийному менеджеру по форматам (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
По товарным категориям "фреш", поставщик обязуется указывать в EDI-документах и ЮЗД (в том числе электронных УПД/УКД/ИУПД) в отношении весовых, а также штучных товарных позиций ШК, полученный в Заказе (ORDERS), если иное не согласовано с Покупателем.
- У нас изменился ассортимент, куда нам обратиться?
Вам необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру по форматам (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
- Мне поступил заказ в EDI с неверной ценой. Что делать?
Если Вам поступил заказ с некорректной ценой, необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру.
- Я хочу изменить единицы измерения в заказе (с кор на шт/кг, или шт/кг на кор). К кому можно обратиться?
Если у Вас появилась потребность в изменении единиц измерения в заказах, необходимо обратиться к категорийному менеджеру.
- Мне поступил заказ с некорректными единицами измерения. Что делать?
В таком случае необходимо обратиться к Вашему оператору ЭДО, затем проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
- Какой подтип документа мне необходимо отправлять в сеть - УПД/ИУПД (тип 1,3) или УПД/ИУПД (тип 2)?
В сеть необходимо направлять тип УПД/ИУПД, который указан в Акте технического тестирования. Необходимо проверить корректность направленного типа УПД/ИУПД, в случае ошибки, переотправить документ верного типа.
- Чем отличается УПД тип 1 от УПД тип 2?
УПД тип 1 содержит часть счет-фактуры, УПД тип 2 содержит часть счет-фактуры и ТОРГ-12 (Товарной накладной).
- Как формировать УПД тип 2?
За ответом по данному вопросу необходимо обратиться к Вашему оператору ЭДО.
- Как формируются ИУПД?
За ответом по данному вопросу необходимо обратиться к Вашему оператору ЭДО.
- По какому документу будет осуществлена приёмка, если я выслал УПД на одну сумму, а ИУПД на другую?
Если первичный УПД состыковался без ошибок, то приемка пройдет по УПД. После завершения приемки Вам для исправления суммы необходимо выслать ИУПД к УПД.
- Нужно ли мне отправлять УПД в электронном варианте в Гипермаркеты или это касается только РЦ?
ЭУПД необходимо направлять на тот формат, к которому Вы подключены (т.е. Вы подписали акт о прохождении тестирования по формату ГМ/РЦ или ММ).
- Будут ли отправляться подписанные УПД в тестовой среде?
Нет, УПД в тестовой среде не подписываются, т.к. нет возможности завершения приемки по электронному документу.
- Как в документе верно указывать сведения о заявке, номер заявки?
Необходимо указать номер EDI-заказа в соответствии с заявкой ORDERS в поле «номер_заказа».
- Как указывать ШК в УПД?
"ШК в документе УПД должен соответствовать ШК в Заказе. Корректное заполнение всех ШК, проверка в заполнении по всем позициям ( без пропусков ), отсутствие лишних символов, пробелов в коде, отсутствие пробелов в начале и в конце кода. В УПД по каждой товарной позиции должен быть корректно заполнен штрих-код товара."
- Я перенес дату поставки через EDI, но УПД не прогружается - ошибка в расхождении по дате прихода. Что в этом случае делать?
Если на стадии формирования документа система не дает отправить документ, Вам необходимо обратиться к Вашему оператору ЭДО.
- Могу ли я выслать повторно УПД, если в первом некорректно указал дату прихода? Если нет, то как на своей стороне может откорректировать приход по заявке?
Для согласования корректировки даты ожидаемого прихода, Вам необходимо связаться со специалистом по закупкам. В случае, если УПД отклонен сетью, Вы высылаете повторно УПД. Если УПД принят сетью, то корректировка даты ожидаемого прихода не проводится.
- Как будет оформляться приемка с расхождениями (перевоз/недовоз)?
Как и сейчас. В случае расхождения объемов в УПД и принятых по факту будет составлен бумажный Акт ТОРГ-2 и выдан водителю. В электронном УПД при этом будет проставлена электронная отметка о составлении Акта, которую КА увидит в своем интерфейсе. Как она будет оформлена у конкретного КА - вопрос к оператору ЭДО. Первоначальный УПД все равно будет подписан с нашей стороны. Далее будем ждать от КА ИУПД с корректировками объемов.
- Возможна ли приёмка товара на основании DESADV, а отправка УПД только после получения RECADV? Зачем отправлять УПД в момент отгрузки?
Нет, т.к DESADV не является юридически-значимым документом. Приемка возможна только на основании наличия УПД при поставках а/м. Наша позиция основана на Федеральном законе от 06.12.2011 (ред. от 23.05.2016) ""О бухгалтерском учете"". Ст. 9 п. 3 ""Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных"". Следовательно, при приемке товара (совершении факта хозяйственной деятельности) у нас должен быть первичный документ. Таким первичным электронным документом может являться УПД.
- Сможем ли принять продукцию по бумажным документам, если КА не сможет выслать УПД?
Подобный исход (приемка по бумаге) возможен только в самых критичных ситуациях, это касается тех.сбоя с любой стороны (поставщика, покупателя, оператора ЭДО). Приемка товара по бумагам в случае неотправки УПД, отправки некорректно оформленного УПД невозможна.
- Дата поставки должна передаваться в одном из дополнительных полей УПД, или каком-то конкретном стандартном поле УПД?
Дата поставки - это дополнительное поле в УПД. Спецификацию можно получить у оператора ЭДО.
- Обязательно ли в УПД указывать отдельной строчкой количество поддонов по нулевой цене, если поддоны не возвратные?
Возвратные поддоны оформляются отдельным бумажным УПД с нулевой ценой (Если не возвратные поддоны , по ним составлять бум. документ не нужно).
- Можно ли отправлять УПД накануне дня отправки товара, при этом передаваемую дату отгрузки указывать равной реальной дате отгрузки?
Дата формирования документа по законодательству не может быть раньше даты отгрузки, поэтому это невозможно. Можно обратиться к оператору ЭДО для настройки автоотправки.
- Зачем скрывать цены в ТТН?
Одна из целей перехода на электронный документооборот - это повышение конфиденциальности. Необходимо скрыть информацию по ценам от сторонних лиц (сотрудников склада, водителей, ТК, сотрудников РЦ и т д) в товарной части ТТН. Т.е необходимо убрать стоимость в разрезе ТП, при этом можно оставить итоговую стоимость груза. Изменение формата ТТН при этом не требуется, только исключение стоимости в разрезе ТП.
- Где получить спецификацию ЭУПД?
КА может запросить спецификацию УПД у оператора ЭДО. Если оператор ЭДО сообщает, что у него ее нет, необходимо обратиться к своему логисту на стороне сети.
- Какие бумажные документы останутся при переходе на УПД?
Остаются бумажными ТТН/ТрН, ВС (в зависимости от типа продукции), различные сертификаты и декларации (в зависимости от типа продукции).
- Уведомление о приёмке товара (REСADV) будет приходить со всех объектов Покупателя (РЦ, ГМ, ММ) или только с РЦ?
При переходе КА на ЭУПД RECADV будет поступать по всем направлениям отгрузок.
- Что делать если после окончания приемки не приходит RECADV (уведомление о приемке)?
Если после приемки не приходит RECADV (уведомление о приемке) необходимо обратиться с вопросом к своему оператору ЭДО. Оператор ЭДО проверяет тех.часть на своей стороне, далее обращается в сеть с запросом. Если после этого уведомление о приемке не пришло, вопрос не решен, оператор ЭДО отвечает, что проблема на стороне сети, необходимо обратиться с вопросом к своему логисту на стороне сети.
- Для части ДОП и части ЭСЧФ в едином УПД будут разные номера?
Нет, если документ единый, то номер будет один для всего документа. Если же КА хочет использовать отдельные форматы: отдельно УПД ДОП и отдельно УПД ЭСЧФ, то и номер у каждого документа будет свой.
- Нужно ли подписывать новое ДС для перехода на УПД?
При реализации нового EDI - документа подписание дополнительных документов не требуется, только Акт об успешном окончании тестирования после его завершения. Все условия об обмене эл.документами прописаны в ДС по EDI, новом ДП.
- Будет ли возможность отправлять несколько УПД на 1 заказ при частичной отгрузке?
Да, это возможно, если у КА будет признак Деления заказа. Для добавления признака КА необходимо направить запрос ответственному логисту сети. Эта возможность имеется только для отгрузок на РЦ. На ГМ частичная отгрузка не реализована, для разделения наборов необходимо обратиться в сеть к логисту ГМ.
- В случае возникновения ошибок и не принятия документа с нашей стороны, как КА поймет, что необходимо исправить?
При обнаружении ошибок сеть направит уведомление об ошибке, в котором будет указана ошибка/ошибки. В зависимости от ошибок и вида документов (УПД/УКД/ИУПД) необходимо произвести действия, описанные в приложении Описание ошибок УПД,УКД,ИУПД.
- Как будет оформляться возврат?
При переходе на ЭДО, работа с возвратными документами остается без изменений (возврат оформляется на бумажных носителях). Если между Поставщиком и АО Тандер согласован возврат товара, то со стороны нашей Компании будут оформлены возвратные документы на бумажном носителе. Возвратные документы будут переданы водителю (представителю поставщика) в момент фактического возврата товара. Если полный возврат был произведен в а/м с прихода, электронный УПД отклоняется, водителю передается Акт, с отметкой о возврате товара и ТТН с отметкой о составленном Акте.
- Какие действия в случае неподписания УПД со стороны сети после завершения приемки?
В случае отсутствия подписанного УПД с нашей стороны после окончания приемки, вам необходимо:
по неподписанному УПД РЦ направлять запрос на своего логиста РЦ;
В случае, если после Вашего обращения в сеть по РЦ Вам поступил ответ, что операции находится в высоком статусе, Вам необходимо направить запрос на ЭДО Товар
edo_tovar@magnit.ru;
по неподписанному УПД ГМ/ММ направлять запрос на адрес ЭДО Товар edo_tovar@magnit.ru;
по шаблону:
Тема письма: Наименование КА, ИНН Текст письма: Приложить отчёт по неотфактуровкам в формате Ecxel и напротив каждой операции указать свой вопрос. Приложить скан ТТН/ТрН с номером заказа, подписью и печатью магазина магнит. Если вопрос по операции, которой нет в отчёте по неотфактуровкам, тогда обязательно выслать следующую инф. в письме или в Excel: Наименование ММ, № заказа, номер УПД, дата прихода, сумма прихода, указать свой вопрос. Приложить скан ТТН/ТрН с номером заказа, подписью и печатью магазина Магнит.
- Как мы будем подписывать документы КА со своей стороны?
Подписание производится по окончании физической приемки продукции. Подписание будет проводиться с помощью ЭЦП.
- Можно ли исправить номер УПД после отправки.
Исправить номер УПД после отправки нет возможности, если он принят нашей системой (не было никаких уточнений). Вам необходимо изменить номер документа в вашей учетной системе на номер принятого сетью УПД.
- Какие действия в случае неподписания ИУПД со стороны сети?
Если ответственными со стороны сети подтверждена корректность и принятия документов к учету ИУПД, с вопросом о подписании необходимо обратиться к своему оператору ЭДО.
- Какие действия в случае выявления разницы логики расчета НДС на стороне КА и АО Тандер?
Необходимо внести изменения в свою учетную систему, формула расчета НДС прописана в договоре поставки, расчет НДС должен осуществляться согласно данной логике.
