Часто задаваемые вопросы


    Общие вопросы по электронному документообороту

  • Что такое EDI/ЭДО, зачем он нужен и в чем его преимущества?
    Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате.
    Преимущества от использования EDI/ЭДО:
    • исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь, бумагу;
    • на 80% сократить время обработки каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
    • сократить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ- поставка»;
    • контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок. Фиксировать дату и время получения документов;
    • гарантировать доставку документов контрагенту, исключить потерю документов;
    • снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.;
    • повысить эффективность работы всей цепочки A11 в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International».
  • Я хочу поменять своего провайдера - как мне действовать?
    В таком случае необходимо обратиться к оператору и обозначить желание расторгнуть договор, далее действовать, как в случае при подключении к ЭДО.
  • Как отключиться от EDI/ЭДО?
    Вам необходимо обратиться к своему провайдеру.
  • Что такое GLN номер и как его получить?
    GLN (Глобальный номер места нахождения) – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок. Идентификационный номер GLN – это ссылочный ключ с возможностью извлечения из глобального регистра владельцев штрих-кодов следующей информации:
    • почтовый адрес;
    • тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании);
    • регион;
    • номер телефона, факса;
    • контактное лицо;
    • информация о банковских реквизитах;
    • требования и ограничения доставки.
    Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется строгими правилами для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире.

    Номера имеют следующие постоянные характеристики:
    • они являются цифровыми;
    • они имеют фиксированную длину в 13 разрядов, которые должны обрабатываться полностью;
    • они начинаются с префикса (3 цифры), присваиваемого GS1;
    • они заканчиваются контрольным числом.
    Порядок присвоения номеров GLN указан на официальном сайте организации GS1.
  • Кто предоставляет информацию по GLN-номерам магазинов и РЦ сети Магнит?
    Информацию по всем GLN – номерам предоставляет провайдер, с которым Вы сотрудничаете.
  • Что такое WEB-доступ?
    WEB-доступ является самым простым и быстрым способом для начала работы с EDI и ЮЗДО. Для подключения к порталу и получения возможности обмениваться электронными документами достаточно иметь только лишь доступ в Интернет и знать свой логин и пароль для доступа.
    WEB-портал – единственный вариант подключения к EDI и ЮЗДО для компаний, не использующих никакой информационной системы.
    Если на предприятии используется система учета закупок/продаж, то используя WEB-портал, объединять данные придется вручную или полуавтоматически, что может привести к возникновению ошибок ручного ввода, особенно при большом количестве передаваемых документов.
  • Что такое Интеграция?
    Максимальная эффективность от внедрения EDI и ЮЗДО может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы с технологией электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему.
    Преимущества интеграции:
    • Работа с EDI и ЮЗДО не требует дополнительного обучения сотрудников;
    • Контроль документооборота на всей цепочке «заказ-поставка» в существующей учетной системе;
    • Практически полное исключение ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка» позволяет исключить/уменьшить количество ошибок в документообороте;
    • Сокращение времени на обработку документов на 80% на всей цепочке процесса.

    • Провайдеры

  • С какими провайдерами работает группа компаний Магнит? Есть ли приоритетные для работы провайдеры EDI и сколько стоит работа с электронным документооборотом?
    Провайдеры прямого соединения с группой компаний Магнит не являются приоритетными при заключении договора с компанией группы компаний Магнит. Группа компаний Магнит осуществляет взаимодействие со всеми сертифицированными на территории РФ провайдерами. Контрагент самостоятельно выбирает провайдера, стоимость работы необходимо уточнять у провайдеров
  • Какие провайдеры прямого соединения с АО «Тандер»?
  • Как настроить автоотправку документов на стороне провайдера?
    Вам необходимо обратиться к своему провайдеру.
  • Я хочу поменять провайдера EDI - как мне действовать?
    В таком случае необходимо обратиться к своему провайдеру и обозначить желание расторгнуть договор, далее действовать , как в случае при подключении к EDI.
  • У меня НЕ заключен договор с провайдером
    Выбрать провайдера и заключить с ним договор на предоставление услуг электронного обмена данными.
  • Какого провайдера выбрать?
    Обратите внимание!
    • запросить информацию о необходимости получения GLN-кода
      Что такое GLN-код?
    • запросить информацию о необходимости получения GUID-идентификатора, GUID-идентификатор- статистически уникальный 128-битный код поставщика. Его главная особенность — уникальность, которая позволяет создавать расширяемые сервисы и приложения без опасения конфликтов, вызванных совпадением идентификаторов
    • запросить информацию о необходимости получения электронной подписи для планируемого Вами электронного документооборота
      Как получить электронную подпись?

    • Типы электронных документов


    Уважаемые партнеры!

09.02.2024 г. опубликован приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, в котором утвержден новый формат электронных счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД).
Применять новые формы документов в обязательном порядке необходимо с 01.04.2025г.

На стороне сети Магнит проводятся подготовительные мероприятия для обеспечения приемки документов по новому формату в законодательно установленный срок.
Ожидаемая дата готовности принимать документы в новом формате со стороны сети – 01.02.2025 г.
Для обеспечения возможности обмена документами через ЭДО, а также исключения случае срыва поставок товара по причине отсутствия электронных документов, просим не направлять в наш адрес УПД по новому формату до подтверждения готовности их приема Компанией.
Точная дата перехода на новый формат будет размещена на сайте Компании https://edi.magnit-info.ru/

  • Какие типы документов сейчас реализованы в сети «Магнит»?
    В настоящее время для поставок РЦ, ГМ, ММ следующие статусы по типам документов:

    Документ Комментарии Статус
    Заказ на поставку товара (ORDERS) Сообщение от сети поставщику с указанием перечня товаров, предназначенных для поставки в магазин. Внедрен
    Информация о заказе(ORDRSP) Сообщение от поставщика в сеть с информацией о том насколько полно может быть выполнен полученный ранее заказ. В сообщении ORDRSP также могут указываться изменения цен и количества на заказанный товар. Внедрен
    Уведомление об отгрузке(DESADV) Сообщение от поставщика в сеть, содержит данные о фактическом количестве отгруженного товара. В сообщении DESADV также может быть указана дополнительная информация (номер транспортного контейнера и т.д.). Внедрен
    Уведомление о доставке(RECADV) Отправляется сетью поставщику, и является, по сути, ответом на сообщение DESADV, предоставляющим поставщику информацию о фактически принятом (доставленном) товаре. Внедрен
    УПД/ ИУПД/ УКД Юридически значимый документ. Отправляется Поставщиком сети и используется для выставления счета на оплату за поставленный товар и признания НДС налоговой инспекцией Внедрен
  • Когда необходимо отправлять DESADV - до или после отправки УПД?
    DESADV формируется и отправляется в момент отгрузки перед УПД.
  • Обязательно ли мне отправлять ORDRSP, если я отправляю уведомление об отгрузке DESADV?
    Отправлять необходимо и ORDRSP и DESADV. ORDRSP и DESADV - разные документы с разным предназначением. ORDRSP - это информация о заказе, в котором Вы указываете, какое количество продукции, в какую дату планируете привезти нам. Высылается по умолчанию в течение 2х часов после получения заказа. DESADV - это уведомление об отгрузке (электронный аналог накладной), в котором Вы указываете, какое фактическое кол-во продукции было отгружено со склада. Высылается DESADV в момент отгрузки.

    Технические проблемы по отправке / получению документов

  • Я работаю по EDI, но мне не пришли документы от АО "Тандер". К кому я могу обратиться?
    В случае, если Вы не получили заказы, необходимо срочно связаться с специалистом нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
  • Документы по EDI поступают мне с задержками. К кому мне обращаться?
    В таком случае необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру, затем проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
  • Я работаю по EDI, но мне пришел заказ по почте. Кто мне может помочь?
    Если Вам поступил заказ по почте при условии подключения к EDI, обратитесь, пожалуйста, к специалисту нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
  • Почему система не дает мне отправить ответный документ и сообщает об ошибке?
    Обратитесь к Вашему EDI-провайдеру для детального разбора причин ошибки.

    • Вопросы по товарным позициям

  • Как провести сверку товарной номенклатуры?
    После сверки, проведенной EDI – провайдером, поставщик товарных категорий кроме "фреш" должен предоставить спецификацию Категорийному менеджеру сети для того, чтобы были назначены основные ШК или внесены какие-либо другие изменения в мастер-данные.
    По товарным категориям "фреш", поставщик обязуется указывать в EDI-документах и ЮЗД (в том числе электронных УПД/УКД/ИУПД) в отношении весовых, а также штучных товарных позиций ШК, полученный в Заказе (ORDERS), если иное не согласовано с Покупателем.
  • Что делать если обнаружено расхождение в наименованиях (ШК) при получении заказов по EDI?
    При расхождении номенклатуры (ШК) по товарным категориям кроме "фреш", нужно предоставить информацию Вашему категорийному менеджеру по форматам (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
    По товарным категориям "фреш", поставщик обязуется указывать в EDI-документах и ЮЗД (в том числе электронных УПД/УКД/ИУПД) в отношении весовых, а также штучных товарных позиций ШК, полученный в Заказе (ORDERS), если иное не согласовано с Покупателем.
  • У нас изменился ассортимент, куда нам обратиться?
    Вам необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру по форматам (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.
  • Мне поступил заказ в EDI с неверной ценой. Что делать?
    Если Вам поступил заказ с некорректной ценой, необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру.
  • Я хочу изменить единицы измерения в заказе (с кор на шт/кг, или шт/кг на кор). К кому можно обратиться?
    Если у Вас появилась потребность в изменении единиц измерения в заказах, необходимо действовать следующим образом:
    1. Заполнить шаблон на смену единиц измерения
    2. Направить шаблон своему Провайдеру
    3. Далее проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (распределительные центры/гипермаркеты/магнит- косметик).
    4. Наши ответственные лица проводят смену единицы измерения, уведомляют о проведенных работах представителей провайдера.
    Ссылка на шаблон.
  • Мне поступил заказ с некорректными единицами измерения. Что делать?
    В таком случае необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру, затем проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (РЦ/ГМ/МК). По ММ необходимо обратиться к МОЗ (Менеджер отдела закупок), сопровождающему Ваши заказы.

    • Вопросы по транзиту

  • Как будут работать в продуктиве КА с транзитной доставкой?
    Схема отправки Электронных УПД для КА остается такой же, как и по остальным группам товара. Заявки для ГМ, которые будут идти транзитом, будут транслироваться в БД РЦ и создавать ожидаемый резерв на РЦ.

    • Организационные вопросы

  • Можно ли формировать документы в пятницу за субботу и воскресенье?
    Согласно п.1 статьи 9 ФЗ №402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" от 06.12.2011 г. (далее ФЗ №402-ФЗ), каждый факт хозяйственной операции должен быть оформлен первичным документом. Первичный документ должен быть оформлен либо в момент совершения хозяйственной операции, либо после неё, если иное невозможно. Обязательность поля дата составления документа закреплена Пунктом 2 статьи 9 ФЗ №402-ФЗ. Таким образом, документы сформированные зарание не будут приняты.
  • В выходные дни у меня нет возможности отправлять ответные EDI документы, т.к. нет ответственных специалистов на рабочем месте, как быть?
    В данном случае есть следующие варианты решения проблемы:
    • автоматическая синхронизация отправки уведомлений по факту отгрузки товара - для настройки необходимо обратиться к Вашему провайдеру
    • открытие доступа к отправке документов сотрудникам, которые находятся на рабочем месте в момент фактической отгрузки товара (сотрудники склада и т.п.).
  • Я работаю по факторингу. Работает ли АО Тандер с уступочной подписью?
    АО Тандер не работает с уступочной подписью. Использование уступочной подписи противоречит условим подписанного между нашими Компаниями Договора поставки товара.

    • Электронная подпись

  • Что такое электронная подпись?
    Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ФЗ от 06.04.2011 №63 «Об электронной подписи»). Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, т.е. придать ему юридическую силу. 
  • Как получить ЭП?
    ЭП можно получить в любом Удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию в Минкомсвязи России, которое уполномочено на выдачу ЭП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976.
  • Какой вид ЭП необходимо оформить?
    Необходимо получить квалифицированную электронную подпись - это реквизиты, подтверждающие истинность электронного документа, отсутствие в нем искажений с момента фактической установки подписи. Также она позволяет установить принадлежность документа. Такие реквизиты могут быть получены только в результате криптографического преобразования кода, информации.
  • На кого (какое должностное лицо) должна быть оформлена ЭП?
    ЭП должна быть оформлена на лицо, уполномоченное (правоустанавливающими документами, доверенностью и т.д.) подписывать типы документов, которыми Вы планируете обмениваться с сетью.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)


Уважаемый контрагент!
Информируем Вас о том, что с 01.09.2023 вступают изменения в Закон об электронной подписи, которые предусматривают обязательное использование машиночитаемых доверенностей в случае подписания документов электронной подписью представителя.
Для того, чтобы обеспечить возможность проверки машиночитаемой доверенности, она должна быть зарегистрирована в распределенном реестре ФНС (ЦПРР).