Электронные исходящие Договоры по типовым формам АО «Тандер»

Уважаемые Партнеры,

АО «Тандер» при заключении типовых форм договоров применяет технологию электронного документооборота в качестве приоритетного способа обмена документами. Переход на ЭДО направлен на повышение безопасности данных, сокращение сроков согласования и подписания документов, а также оптимизацию взаимодействия между сторонами. Этот шаг сделает наше сотрудничество более эффективным, снизит затраты на обработку и хранение информации, увеличит скорость обмена и улучшит качество процесса.

Описание процесса обмена

Контрагент должен быть подключен к системе электронного документооборота. Для этого необходимо связаться со своим Оператором ЭДО по вопросу организации электронного обмена с Компаний Группы компаний Магнит (обозначить компанию – АО «Тандер» и проект «Электронные исходящие Договоры по типовым формам АО «Тандер»).
После получения от Оператора ЭДО параметров доступа на его WEB-страницу, сообщить ответственному менеджеру со стороны АО «Тандер» присвоенный идентификатор участника ЭДО.
В случае роумингового соединения необходимо предоставить подтверждение от прямого оператора ЭДО о настройке роуминга с АО «Тандер» по проекту «Электронные исходящие Договоры по типовым формам АО «Тандер». Подробный регламент подключения роуминга необходимо уточнить у ответственного менеджера со стороны Сети.

Если договор заключается без оформления протокола разногласий:

АО «Тандер» формирует, подписывает электронной подписью и отправляет пакет договорных документов Контрагенту по каналам ЭДО.
Контрагент получает пакет документов, подписанный АО «Тандер», и по результатам его рассмотрения подписывает договор электронной подписью либо отклоняет его. При подписании договора Контрагентом Оператор ЭДО обеспечивает передачу подписанных документов в АО «Тандер» по каналам ЭДО. В случае отклонения договора Контрагентом в АО «Тандер» направляется универсальное сообщение об отклонении.
О результате подписания договорных документов Контрагент сообщает ответственному менеджеру со стороны АО «Тандер».

Если договор заключается с оформлением протокола разногласий:

На этапе переговоров Стороны согласовывают заключение договора с оформлением протокола разногласий. АО «Тандер» формирует опись документов в формате служебного файла «Опись» с расширением *.csv, содержащую внутренний регистрационный номер договора АО «Тандер» и уникальный идентификатор пакета документов (GUID).
Сформированная опись направляется Контрагенту по электронной почте ответственным менеджером со стороны АО «Тандер».
Полученная от АО «Тандер» опись является служебным файлом и не подлежит редактированию Контрагентом.
Контрагент формирует протокол разногласий в формате PDF с указанием внутреннего регистрационного номера договора АО «Тандер», загружает протокол разногласий и полученный файл описи документов на платформу Оператора ЭДО и подписывает протокол разногласий электронной подписью. Сформированный пакет документов направляется в АО «Тандер» на рассмотрение по каналам ЭДО.
АО «Тандер» получает пакет документов, включающий подписанный контрагентом протокол разногласий и опись, и проверяет его на корректность. При отсутствии замечаний АО «Тандер» формирует договор и направляет его совместно с полученным протоколом разногласий на внутреннее согласование. После завершения внутреннего согласования АО «Тандер» подписывает пакет договорных документов электронной подписью и направляет его Контрагенту по каналам ЭДО.
Контрагент получает пакет документов, подписанный АО «Тандер», и по результатам его рассмотрения подписывает договор электронной подписью либо отклоняет его. При подписании договора Контрагентом Оператор ЭДО обеспечивает передачу подписанных документов в АО «Тандер» по каналам ЭДО. В случае отклонения договора Контрагентом в АО «Тандер» направляется универсальное сообщение об отклонении.
В случае несогласования протокола разногласий АО «Тандер» отклоняет протокол с указанием причины отклонения в универсальном сообщении. При необходимости Контрагент корректирует протокол и повторно направляет его в АО «Тандер» с использованием ранее полученной описи документов.
О результате подписания договорных документов Контрагент сообщает ответственному менеджеру со стороны АО «Тандер».

Преимущества электронного документооборота

безопасность передаваемых данных;
сокращение сроков согласования и подписания документов;
ускорение получения и обработки документов;
снижение издержек на бумажный документооборот.