Акт проведения технического тестирования обмена формализованными юридически значимыми документами.
Уполномоченный сотрудник Компании или Контрагента, на имя которого Удостоверяющим центром выдан сертификат ключа электронной подписи, и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной подписи, позволяющим с помощью средств электронной подписи создавать свою электронную подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).
Электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.
Юридическое лицо Группы компаний «Магнит», с которым у Контрагента заключен соответствующий договор
Юридическое лицо, оказывающее услуги по организации обмена документами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и соответствующее требованиям законодательства Российской Федерации.
Система для электронного обмена деловыми данными, представляющая собой аппаратно–программный комплекс, реализующий функционал специализированной системы обмена данными (по аналогии с электронной почтой) и обеспечивающий идентификацию отправителя и получателя, высокий уровень защиты информации от несанкционированного доступа, отслеживание сообщения на его пути от отправителя к получателю, обеспечивающая пригодность информации к автоматизированной обработке учетными системами.
Обмен электронными документами между Сторонами без использования Системы электронного документооборота.
Регистрационный номер партии товара, подлежащий прослеживаемости.
Информационная система, обеспечивающая электронный документооборот.
Электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный Удостоверяющим центром и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Срок действия сертификата указывается в сертификате.
Заключенные между Компанией и Контрагентом Договор и/или Дополнительное соглашение по Электронному документообороту (ЭДО).
Имущество, находящееся в собственности участника оборота товаров, в отношении которого в соответствие с Положением о национальной системе прослеживаемости товаров, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 No 1108, осуществляется прослеживаемость.
Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции предусмотренные, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Сотрудник Компании или Контрагента, уполномоченный доверенностью, приказом или иным распорядительным документом подписывать электронные документы, предусмотренные Соглашением, используя квалифицированную электронную подпись.
Документированная информация в электронно-цифровой форме, пригодная для обработки в программных комплексах. Электронный документ может быть юридически значимым документом (ЮЗД) и EDI-документом.
Обмен электронными документами и информацией по телекоммуникационным каналам связи.
Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Электронный документ, подписанный КЭП уполномоченного лица.
ЮЗД, являющийся первичным учетным документом бухгалтерского и (или) налогового учета, форма и формат которого утверждены соответствующими Приказами ФНС РФ или нормативными актами иных уполномоченных органов.
ЮЗД в свободных форме и формате.
Электронные документы установленного формата на базе UN/EDIFACT D.01B и руководства по электронному обмену данными EANCOM 2002 S3 (версии 3).
Глобальный номер места нахождения, уникальный номер (13 цифр) в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов.
Идентификатор участника электронного документооборота, необходимый для подключения к документообороту счетов-фактур/УПД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Метод оценки товарно-материальных ценностей, при котором с учета первыми выбывают товарно-материальные ценности, поставленные на учет последними.
Неформализованный ЮЗД акт сверки.
EDI-документ график заказов и поставок.
EDI-документ уведомление об отгрузке.
EDI-документ логистические условия.
EDI-документ заказ на поставку товара.
EDI-документ заказ с реквизитом «корректировка» на поставку товаров и(или) выполнение работ/оказание услуг. Корректировочный ORDERS изменяет условия соответствующего EDI-документа типа ORDERS путем изложения его в новой редакции (при этом если до направления Корректировочного ORDERS осуществлялось исполнение по Заказу, то количество указывается c учетом ранее поставленного/выполненного/оказанного).
EDI-документ информация о заказе.
EDI-документ каталог мест доставки.
Неформализованный ЮЗД уведомление об изменении цены. Документ используется для согласования изменения цен на поставляемые товары.
EDI-документ уведомление о приемке.
EDI-документ уведомление о возврате.
EDI-документ обратный заказ.
EDI-документ подтверждение о возврате.
Неформализованный ЮЗД акт-основание для выплаты премии по факту выполнения коммерческих условий к Договору.
ФЮЗД универсальный передаточный документ. Разработанный и рекомендованный ФНС России документ, который представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость и при оформлении фактов хозяйственной жизни (служит счетом-фактурой и передаточным документом (актом), либо применяемый только для оформления фактов хозяйственной жизни (служит передаточным документом (актом).
ФЮЗД счет-фактура.
ФЮЗД исправленный универсальный передаточный документ.
ФЮЗД исправленный универсальный корректировочный документ.
ФЮЗД исправленный счет-фактура.
ФЮЗД корректировочный счет-фактура.
ФЮЗД универсальный корректировочный документ.
ФЮЗД Протокол согласования цен поставки лекарственных препаратов, включенных в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов.
ЮЗД Реестр сертификатов соответствия товаров.
ФЮЗД товарная накладная. Документ учета движения товарно-материальных ценностей, составленный отдельно на каждую поставку.
Акт о расхождениях при приемке товара по качеству и количеству.
Направленное в электронном виде предложение Компании или Контрагента аннулировать документ. Подписанное с двух сторон ПоА служит основанием для отражения сторнировочных записей.
XML-файл установленного формата, фиксирующий несогласие получателя с электронным документом.
Шаг №1
Заключить с Компанией Договор и/или Соглашение по Электронному документообороту (ЭДО) к договору. Шаблоны документов Вы можете получить у Вашего менеджера со стороны Магнит. По Электронным договорам поставки подписание Соглашения ЭДО не требуется.
Шаг №2
Связаться со своим оператором ЭДО по вопросу организации электронного обмена с Компанией (обозначить Компанию) и обозначить проект, по которому требуется подключение. При необходимости отправить оператору ЭДО Заявление о выборе оператора ЭДО. Получить от оператора ЭДО параметры доступа на его WEB-страницу или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы оператора ЭДО.
Операторы ЭДО прямого соединения с Компанией не являются приоритетными при заключении договора с Компанией. Компания осуществляет взаимодействие со всеми сертифицированными на территории РФ операторами ЭДО. Контрагент самостоятельно выбирает оператора ЭДО, стоимость работы необходимо уточнять у операторов ЭДО.
Для настройки автоотправки документов необходимо обратиться к своему оператору ЭДО.
Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор на предоставление услуг электронного обмена данными.
Для отключения необходимо обратиться к своему оператору ЭДО
При смене оператора ЭДО необходимо обратиться к текущему оператору ЭДО и обозначить желание расторгнуть договор, далее обратиться к новому оператору ЭДО для подключения.
Контрагент должен уведомить Компанию о невозможности использовать ЭДО в течение одного рабочего часа. В таком случае до устранения указанных обстоятельств допускается обмен документами на бумажном носителе или в виде электронных скан-копий путем их направления на согласованные адреса электронной почты. Если Контрагент не уведомил Компанию о невозможности использовать ЭДО в установленный срок, она не вправе заявлять о неполучении документов.
Если ЭД не поступают от Контрагента либо имеются ошибки в поступивших ЭД, Компания вправе направить оповещение на согласованный адрес электронной почты Контрагента.
Компания направляет Контрагенту уведомление об изменениях в ЭДО не менее чем за один месяц до внесения изменений. Подписание дополнительного соглашения ЭДО не требуется.
Контрагент обязан обеспечить внедрение изменений в ЭДО к указанному в уведомлении сроку. При отсутствии технической возможности внедрения изменений Контрагент должен уведомить Компанию не позднее четырнадцати календарных дней до даты внедрения изменений с указанием даты готовности внедрения на своей стороне.
По направлениям, требующим обязательного использования GLN, необходимо проверить через оператора ЭДО наличие GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к оператору ЭДО за информацией – как его получить.
GLN (Глобальный номер места нахождения) – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок. Идентификационный номер GLN – это ссылочный ключ с возможностью извлечения из глобального регистра владельцев штрих-кодов следующей информации:
Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется строгими правилами для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире.
Номера имеют следующие постоянные характеристики:
Порядок присвоения номеров GLN указан на официальном сайте организации GS1.
Информацию по всем GLN – номерам предоставляет оператор ЭДО, с которым Вы сотрудничаете.
WEB-доступ является самым простым и быстрым способом для начала работы с EDI и ЮЗДО. Для подключения к порталу и получения возможности обмениваться электронными документами достаточно иметь только лишь доступ в Интернет и знать свой логин и пароль для доступа.
WEB-портал – единственный вариант подключения к EDI и ЮЗДО для компаний, не использующих никакой информационной системы.
Если на предприятии используется система учета закупок/продаж, то используя WEB-портал, объединять данные придется вручную или полуавтоматически, что может привести к возникновению ошибок ручного ввода, особенно при большом количестве передаваемых документов.
Максимальная эффективность от внедрения EDI и ЮЗДО может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы с технологией электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему.
Преимущества интеграции:
ЭП можно получить в любом Удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию в Минкомсвязи России, которое уполномочено на выдачу ЭП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976.
Необходимо получить квалифицированную электронную подпись - это реквизиты, подтверждающие истинность электронного документа, отсутствие в нем искажений с момента фактической установки подписи. Также она позволяет установить принадлежность документа. Такие реквизиты могут быть получены только в результате криптографического преобразования кода, информации.
ЭП должна быть оформлена на лицо, уполномоченное (правоустанавливающими документами, доверенностью и т.д.) подписывать типы документов, которыми Вы планируете обмениваться с сетью.
Компания и Контрагент применяют формы и форматы ФЮЗД, установленные действующими нормативными актами.
При внесении изменений в нормативные акты или при опубликовании новых взамен действующих Компания и Контрагент должны применять измененные формы и форматы ФЮЗД. Контрагент обязуется обеспечить техническую возможность применения новых (измененных) форм и форматов документов заблаговременно до даты вступления в силу соответствующего нормативного акта.
Для передачи ЮЗД Компания и Контрагент используют усиленную КЭП в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи».
ЮЗД признается равнозначным оформленному в установленном порядке документу на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
В случае возникновения споров, разногласий и конфликтов все ЭД, содержащие КЭП и направленные с помощью Платформы электронной коммерции Оператора ЭДО, являются неоспоримыми доказательствами.
Автоматическое электронное подтверждение доставки ЭД считается легитимным и означает, что Компания и Контрагент получили указанный ЭД.
Все ссылки на неполучение или получение в искаженном виде считаются ничтожными, если Контрагентом не будет предоставлен документ от Оператора ЭДО, подтверждающий отсутствие ЭД в Системе ЭДО или неполучение документа.
Уважаемые партнеры!
Напоминаем, согласно изменениям в Законе об электронной подписи (ФЗ No63 от 06.04.2011г.), предусмотрено обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) в случае подписания документов электронной подписью представителя.
Для того, чтобы обеспечить возможность проверки машиночитаемой доверенности, она должна быть зарегистрирована в распределенном реестре ФНС (ЦПРР).
Что такое Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность, созданная в электронной форме и подписанная квалифицированной электронной подписью доверителя.
Форма МЧД должна соответствовать требованиям, утвержденным приказом Минцифры России от 18.08.2021 No 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».
В каких случаях требуется машиночитаемая доверенность (МЧД)
МЧД требуется при подписании электронного документа электронной подписью представителя юридического лица (ЮЛ)/индивидуального предпринимателя (ИП), действующего от имени ЮЛ/ИП. В случае если электронный документ подписывает генеральный директор ЮЛ/Предприниматель, МЧД не требуется.
Способ передачи МЧД
Согласно 63-ФЗ представление МЧД осуществляется посредством ее включения в пакет к каждому электронному документу, подписанному электронной подписью представителя, если иной порядок представления МЧД не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц между собой или с индивидуальными предпринимателями. Данный способ является основным в группе Компаний Магнит.
Важно. В случае, если МЧД выдана в порядке передоверия, представляется также доверенность, допускающая возможность указанного передоверия (все доверенности в цепочке), подписанная квалифицированной электронной подписью ЕИО (генерального директора или индивидуального предпринимателя) или квалифицированной электронной подписью нотариуса, если доверенность удостоверена нотариусом.
Электронные документы с некорректной МЧД не будут приняты на стороне сети.
Компания и Контрагент должны взаимодействовать с Удостоверяющими Центрами, которые аккредитованы Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.
Компания и Контрагент самостоятельно и за свой счёт:
В случаях выдачи новых, замены, уничтожения ключей шифрования и КЭП Стороны обязаны уведомить друг друга о наличии таких обстоятельств незамедлительно, но в любом случае в срок не позднее одного рабочего дня.
Контрагент обязан обеспечить со своей стороны функционирование всего оборудования, которое необходимо для обмена согласованными ЭД с Компанией.
Компания и Контрагент обязаны:
Компания и Контрагент обязаны уведомить при компрометации или подозрении на компрометацию ключа КЭП, т.е. при:
Компания и Контрагент незамедлительно письменно извещает о прекращении действия соответствующего ключа и отзывает сертификат скомпрометированного ключа ЭП.
С момента уведомления о компрометации Компания и Контрагент:
Скомпрометированные ключи уничтожаются Компанией и Контрагентом самостоятельно. Компания или Контрагент, получившие сообщение о компрометации и/или замене ключа КЭП, выводит соответствующий ключ проверки ЭП из действия незамедлительно, но в любом случае в срок не позднее одного рабочего дня после получения сообщения о компрометации.